Wat betekent thuiswerken voor reiskostenvergoeding, lease-auto’s en een thuiswerkplek?

Thuiswerken heeft veel gevolgen voor werknemers en daarmee voor ondernemers. Onze Judith geeft je advies over investeringen en onkostenvergoedingen.

Wat betekent meer thuiswerken voor reiskostenvergoeding?
Judith: “Thuiswerken betekent: niet meer (of minder) reizen naar je werkplek. Dit kan gevolgen hebben voor de reiskostenvergoeding. Als werkgever mag je er voor kieze de gegeven vaste reiskostenvergoeding te blijven verstrekken. Dit mag zolang de maatregelen van de coronacrisis nog gelden en de medewerker de vergoeding al voor 13 maart 2020 toegekend heeft gekregen. Ook een OV-abonnement mag onder deze voorwaarden verstrekt blijven worden. Als werkgever mag je er ook voor kiezen de reiskostenvergoeding niet meer te vergoeden, er wordt immers niet meer gereisd en dus worden deze kosten ook niet meer gemaakt. Je zou er ook voor kunnen kiezen de reiskostenvergoeding om te zetten in een bijdrage voor (extra) kosten bijvoorbeeld internetkosten en gas, water en elektra. Het Nibud heeft uitgerekend dat de extra kosten rond de 2 euro per dag uitkomen. Op basis van een 5 daagse werkweek is dit € 43,30 per maand.”

Wat mag je als werkgever in deze crisis doen met een lease-auto die ter beschikking is gesteld voor zakelijk verkeer?
Judith: “In de periode dat je medewerker een leaseauto mee naar huis neemt, is deze auto’s aan hem of haar ter beschikking gesteld. Je moet dan een bepaald bedrag optellen bij het belastbare loon van je werknemer, voor het privégebruik van de auto.
Rijdt een werknemer op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé met een ter beschikking gestelde auto? Dan hoef je geen bedrag op te tellen bij zijn of haar belastbare loon.
Je werknemer kan bewijzen dat hij of zij op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt, met behulp van een sluitende rittenregistratie. Maar dat kan ook op andere manieren.
Als een auto voor een deel van het kalenderjaar ter beschikking staat van een werknemer, moet hij voor dat deel van het kalenderjaar berekenen hoeveel kilometers hij privé mag rijden.
Als de werknemer de auto vrijwillig heeft ingeleverd, dan is de auto niet meer ‘ter beschikking gesteld’ aan je werknemer. Voor de periode waarin dat het geval is, hoef je in je aangifte loonheffingen dus géén bedrag op te tellen bij het belastbare loon van je werknemer voor het privégebruik van de auto.

Let op!
Dit geldt niet bij een bv en haar directeur-grootaandeelhouder (dga). De dga kan immers gebruik blijven maken van de auto.”

Wat mag je vergoeden voor het inrichten van een thuiswerkplek?
Judith: “Voor het thuiswerken mag je als werkgever alle noodzakelijke hulpmiddelen aan je medewerkers verstrekken, zonder dat dit gezien wordt als loon.“

Tja… wat is dan een noodzakelijk hulpmiddel?
“Dit zijn hulpmiddelen waarvoor het volgende geldt:

·         Naar je redelijke oordeel kan een werknemer zijn werk niet goed doen zonder dit hulpmiddel.

·         Je betaalt dit hulpmiddel, of een vergoeding voor dit hulpmiddel, en berekent de kosten niet door aan je werknemer.

·         Je werknemer moet dit hulpmiddel, of (een deel van) de vergoeding, aan jou teruggeven wanneer hij of zij het hulpmiddel niet meer nodig heeft voor zijn of haar werk. Of hij moet dan de restwaarde van dit hulpmiddel aan jou betalen.”

Noodzakelijkheidscriterium
“Sommige hulpmiddelen voldoen niet aan het zgn. ‘noodzakelijkheidscriterium’, maar worden wel voor ten minste 90% zakelijk gebruikt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een bureaustoel. Deze bureaustoel kan echter wel vallen onder de voorzieningen die ervoor zorgen dat de werkruimte thuis voldoet aan de eisen van de Arbowet.”
“Hebben je werknemers naar jouw redelijke oordeel een hulpmiddel niet meer nodig om hun werk goed te kunnen doen? Dan moeten je werknemers een deel van de vergoeding aan je terugbetalen, of de restwaarde van het hulpmiddel aan jou betalen. Als dat niet gebeurt, tel je de restwaarde vanaf het moment dat het hulpmiddel niet meer noodzakelijk is, mee bij het belastbare loon van je werknemers. Je kan ook de restwaarde aanwijzen als eindheffingsloon.”

Ons magazine
Dit is een van de onderwerpen die in ons magazine aan de orde komt. Wil je ook graag ons magazine ontvangen? Neem contact met ons op en we sturen je van harte een exemplaar op.   

Meer weten of persoonlijk advies?
We hebben momenteel een mooie actie: 20% korting of 2 uur kosteloos advies (loopt tot 1 juli 2021). Neem je contact met ons op als je graag van onze expertise gebruikmaakt? We ontmoeten je graag.